|
|
|
Справочные системы. Библиотечные системы. Обучающие системы.
Справочные системы
Модель данных, определяющая хранимые структуры данных и операции над ними, занимает центральное место в организации баз данных информационных систем. Вторым важнейшим фактором является организация интерфейса пользователя с системой. В общем случае задача интерфейса заключается в установлении связи пользователя с информационной базой, в частности, за счет универсальных средств отображения структур данных базы в пользовательское представление данных (и обратно).
Доступ к данным осуществляется в соответствии с их структурой, заданной описанием данных, и представляет собой процедуру обхода вершин дерева данных. В процессе обхода в текущей вершине можно производить определенные действия с данными: читать и изменять данные, создавать новые вершины, удалять текущие вершины вместе с их поддеревьями и т.д. При этом все выполняемые в процессе обхода дерева данных движения представляют собой либо переходы, согласованные с иерархией дерева, либо прямые переходы по ссылкам. Совокупность таких переходов называется траекторией в дереве данных или в базе данных.
В соответствии с траекторией дерева данных выполнение запроса логически разбивается на части, относящиеся к обработке групп данных различными процедурами. Последовательность доступа к данным по траектории дерева данных определяет последовательность выполнения процедур обработки, а наличие данных – сам факт выполнения процедур (фактически доступ к данным управляет выполнением процедур). Таким образом, запрос представляет собой сложную смесь считывания данных из базы и выполнения процедур.
Диалоговый интерфейс обеспечивает и различные формы взаимодействия:
Работа по сценарию. Это – основной режим работы прикладных конечных пользователей. Взаимодействие происходит на языке, состоящем из меню, команд и бланков, подлежащих заполнению и выдаваемых по заданному сценарию. Сценарий отражает профессиональные интересы пользователей и создается в понятных ему терминах. В состав сценария включаются средства подсказки и обучения. Пользователю не нужно знать структуру данных и изучать специальный язык манипулирования данными. Сценарий создается администратором и оперативному изменению не подлежит.
Работа с произвольными запросами. Это – режим работы пользователей-профессионалов в сфере обработки данных. Такая форма взаимодействия доступна подготовленным пользователям, знающим структуру информационной базы и язык манипулирования данными. Пользователь может работать со схемой базы данных (определять, удалять, изменять отношения) в пределах предоставленных ему полномочий. Для манипулирования данными используется язык реляционного интерфейса. Диалог состоит из запросов на языке реляционного интерфейса, команд управления и редактирования и ответов на них, передаваемых через диалоговый интерфейс.
Работа по созданию сценария. Это – режим работы администратора. Сценарий работы прикладных конечных пользователей создается администратором совместно с прикладными пользователями. Формирование сценария ведется в диалоговом режиме. В процессе работы администратор имеет возможность проверить созданный им сценарий и оперативно откорректировать его. Администратор создает систему меню и связанных с меню запросов, а также описывает экранные формы в соответствии с требованиями конечных пользователей.
Диалог прикладного конечного пользователя задается иерархической системой меню, содержащих описание последовательности работы в терминах определенной предметной области. Для формулирования запросов пользователям предоставляется специализированный полноэкранный редактор. Стратегия диалога основана на концепции контекстной помощи, чередующейся с запросами. Фрагмент, состоящий из ключевого слова и связанного с ним текстового поля, становится самостоятельным объектом. Укрупнение объектов редактирования позволяет ускорить обработку запросов, а диалоговые средства работы с шаблонами снижают возможность случайного внесения ошибок в текст запросов.
Библиотечные системы
Библиографическая БД – документальная база данных, запись в которой содержится только библиографическое описание.
Библиотечная система – совокупность взаимодействующих библиотек, объединенных на определенных договорных условиях в целях более полного удовлетворения запросов пользователей и эффективного использования библиотечных ресурсов.
Библиографирование – процесс подготовки библиографической информацию.
Библиографическая запись – совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации общей характеристике документа.
Библиотечный каталог – совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра.
Индексирование – выражение содержания документа и/или смысла информационного запроса на ИПЯ.
Классификационный индекс – поисковый образ, построенный средствами классификационного ИПЯ.
Поисковое предписание – текст, включающий поисковый образ запроса и указания о логических операциях, подлежащих выполнению в процессе информационного поиска.
Осознание необходимости и преимуществ стандартизации в библиотечной среде пришло с началом использования машиночитаемых библиографических записей (БЗ) и обмена ими. С этим периодом связано начало разработки отечественной системы стандартов по информатике, библиотечному издательскому делу – СИБИД (конец 70-х – начало 80-х гг.) ГОСТы на библиографическое описание (БО) устанавливали общие принципы и правила составления описания для различных видов документов: набор элементов БО, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков.
Стандарты на БО появились как результат пересмотра национальных правил каталогизации в связи с созданием в 1977 г. Международного стандарта библиографического описания (ISBD). Как известно, ISBD превратилось в международный стандарт ISO, который требовал пересмотра национальных правил в странах – членах ISO и создания соответствующих национальных стандартов.
Электронная форма каталога и возможности использования телекоммуникаций для создания и обмена БЗ привели к переменам, заставившим не просто пересмотреть основополагающие принципы теории и практики каталогизации или организации и ведения библиотечно-библиографических ИПС, а в большинстве случаев, практически заново их создавать.
В зарубежной практике принято выделять в структуре электронного каталога (ЭК) три основных части: библиографических файл или (файл БО), авторитетные файлы (индивидуальных имен и наименований коллективов, унифицированных заглавий, предметных рубрик и классификационных индексов), а также файл сведений о физическом экземпляре.
Создание двух взаимосвязанных файлов в ЭК – библиографического и авторитетного, стало возможным благодаря концепции разграничения БО и заголовка (поисковых признаков, точек доступа), получившей развитие в международной теории и практики каталогизации.
Стандартизация контролируемых словарей осуществляется двумя способами – через совместное использование стандартных заголовков предметных рубрик на национальной или международной основе и через применение комплексов специальных руководств – от «Правил Британского музея» и «Англо-американских правил каталогизации» до использования предметных заголовков «Библиотеки Конгресса США» на национальном и международном уровне. Именно такой путь развития можно наблюдать в истории правил каталогизации.
Свойства автоматизированной библиотечной системы:
Виды обязательных услуг:
Беспорядочный перебор – пользователь не имеет в виду какую-то определенную информацию или документ, а просто хочет «оглядеться вокруг» в поисках чего-нибудь интересного.
Информационный поиск – пользователь периодически или случайно нуждается в определенной информации или документации того или иного рода.
Регулярное оповещение – пользователь рассчитывает, что он будет информирован о всех новых материалах, касающихся его конкретной области деятельности.
Одной из важных функций библиотечных автоматизированных систем является выдача ответов на запросы пользователей. В процессе формирования запроса пользователем должна быть идентифицирована та часть информационной базы, которая имеет отношение к выдаче справки, а также установлено предписание, задающее критерии отбора данных, и процедура извлечения нужных сведений из базы данных. Процедура поиска включает информацию, идентифицирующую часть базы данных, предикат, определяющий критерий отбора данных, и оператор извлечения.
Обучающие системы
Под автоматизированным (компьютерным) учебным пособием понимается структурированная совокупность упорядоченных знаний и данных, обеспечивающая внедрение новых информационно-педагогических технологий решения дидактических задач обучения.
Способ взаимодействия компьютерного пособия с пользователем реализуется программой, управляющей доступом, переработкой информации и представлением ее в понятном и удобном для пользователя виде. Взаимодействие определяется возможностями пользователя понять, проанализировать информацию, представленную компьютером, и перейти к ответу посредством интерактивной технологии интерфейса (инструментальных, программных и физических средств).
Принципы создания пользовательского интерфейса основаны на формировании оконного интерфейса с вызовом главного меню и всплывающих окон подменю. Наиболее перспективным является принцип объект-действие, который обусловливает минимизацию режимов применения программного продукта и страховку пользователей от возникающих неудобств в работе с ним.
ЭБ – распределенная ИС, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов (текст, графика, аудио, видео) через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.
Базовой единицей электронной библиотеки является электронный архив модульной структуры, который интегрирован с SOL-сервером или LDAP-каталогом.
Электронная библиотека предназначена для выполнения следующих функций:
Основные задачи, возникающие при создании электронных библиотек:
Средства, разрабатываемые для автоматизированных библиотечных систем, классифицируют следующим образом.
По охвату поддерживаемых библиотечных процессов и услуг:
По степени развитости средств инструментальной поддержки и ориентации на объемы перерабатываемой информации: системы для больших, средних, малых библиотек и ИС.
По конфигурации: локальные, в т. ч. многотерминальные с передачей данных на дискетах, и сетевые.
По ориентации на видовой состав информационных фондов: гуманитарные, технические, нормативной документации и т. п.
По коммуникативным свойствам: обмен данными с другими ИС
Наибольший опыт в разработке автоматизированных информационно-библиотечных систем и автоматизированных процедур, которые могут применяться и для других документальных ИКС, накоплен в Государственной публичной научно-технической библиотеке России ГПНТБ (до 1992 года – ГПНТБ СССР, в которой эти работы ведутся более 35 лет):
60-е годы – ЭВМ «Минск-22», «Минск-32»; счетно-перферационные машины и оргавтоматы «Супертайпер», «КММТЗ», «Оптилия».
70-е годы – библиотечная информационная система БИС-70 с межбиблиотечным абонементом МБА, включая обмен на машинных носителях. В качестве коммуникативного формата адаптирован формат MARC библиотеки конгресса США. Реализована автоматизация сбора/ввода, контроля, классификации и хранения информационных массивов. Разработана информационно-справочная система многоаспектного поиска по запросам межотраслевой политики (специальное программное обеспечение).
80-е годы – ЭВМ серии ЕС с базами данных ППП АИДОС, а затем – меню-ориентированная ИС для хранения и поиска информации CDC/ISIS, созданной в ЮНЕСКО для обработки структурированных нечисловых баз данных.
С 1985 годаприменяется версия системы, предназначенная для работы на ПЭВМ (mini-micro CDC/ISIS). Распространены версии micro CDC/ISIS 3.0 для MS DOS с возможностью работы в ИВС, CDC/ISIS-Windows и CDC/ISIS/М под UNIX (?-версия). В некоторых подсистемах используются также СУБД и инструментальные средства Clipper, Paradox, DELPHI 95 и программные модули собственной разработки на языках С, Pascal и Assembler.
Систему CDC/ISIS используют ЮНЕСКО, Международное агентство атомной энергии (МАГАТЭ), ряд международных государственных программ и сетей (Internet, TERMNET, ROST SEA и другие), программы ЕЭС (ERASMUS, TEMPUS, COMMET), около 70 тысяч организаций более 70 стран, в том числе свыше 1000 научных учреждений. В формате CDC/ISIS на компакт-дисках создается и распространяется ряд международных баз данных (агротехническая, здравоохранение и т.д.).
Официальным дистрибьютором ЮНЕСКО по распространению CDC/ISIS в России является ГПНТБ, которая в настоящее время распространяет версию CDC/ISIS 3.7 с документацией на русском языке и вспомогательными программами: конверторы (с DBASE), преобразователи (формат ИСО 2709-81), интерфейсы (русский, английский, французский, испанский).
Под управлением CDC/ISIS может быть создано произвольное количество БД. Каждая БД содержит две основные структуры:
Работа пользователя с БД осуществляется в режиме диалога с использованием иерархической системы меню. Предусмотрена возможность модификации имеющихся и создание новых меню в соответствии с конкретными потребностями пользователя.
Язык описания представления документов (ПОД) реализован в виде форматов ввода и отличается гибкостью и простотой настройки.
Язык запросов содержит термины доступа, усеченные термины доступа с логическими комбинациями и с количественными условиями; термины могут задаваться с клавиатуры или выбираться из словаря (инвертированного файла).
В состав системы входит язык программирования CDC/ISIS/PASCAL, который позволяет создавать пользовательские программы, расширяющие возможности системы для конкретных условий ее применения.
С 1994 года разрабатывается «Интегрированная развивающаяся библиотечно-информационная система» (ИРБИС), являющаяся модернизированной и типизированной версией АС ГПНТБ.
Разработанная в США система VTLS 92.3 (фирма Virginia Tech Library System – VTLS) в настоящее время внедряется в Российской государственной библиотеке (РГБ) с использованием ЭВМ фирмы Hewlett Packard (HP 3000/48) и персональных компьютеров.
Общие положения об архивном фонде.
Состав архивного фонда.
Финансирование и материально-техническое обеспечение.
Обеспечение сохранности и порядок пользования.
Ответственность должностных лиц и граждан за нарушение законодательства.
Общие положения об архивном фонде
При разработке управленческих документов часто возникает необходимость обращения к архивным документам, а при последующем хранении – процедура сдачи документов в Государственный архив и формирования собственных архивов.
Под архивным фондом РФ понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.
Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.
Законодательство об Архивном фонде РФ и архивов опирается на соответствующие законы республик в составе РФ, иных правовых актов РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные правовые акты, касающиеся вопросов, связанных с архивным фондом РФ и архивами, должны соответствовать законодательству РФ. В случае расхождений между законодательством РФ и указанными актами действует законодательство РФ.
К исключительному ведению РФ в лице ее органов государственной власти относятся:
К совместному ведению РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга относятся:
Все субъекты РФ самостоятельно решают все вопросы архивного дела в пределах своей компетенции.
Состав архивного фондаВ состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.
Государственную часть Архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации или архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к государственной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства – в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.
Юридическим и физическим лицам РФ гарантируется право на создание архивов. Не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда РФ, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.
Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ.
Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территориях республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и являющиеся федеральной собственностью, осуществляется органами представительной власти республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга по согласованию с Государственной архивной службой России.
Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территориях республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и являющиеся муниципальной собственностью, осуществляется в соответствии с законодательными актами республик в составе РФ и иными правовыми актами республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга по согласованию с Государственной архивной службой России.
Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда РФ, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок, кроме случаев, когда передача права собственности на указанные фонды и документы осуществляется с вышеуказанными положениями, а также на основании судебного решения.
Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством РФ. Ни один архивный документ не может быть без согласования собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.
Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством РФ и международными соглашениями с участием РФ.
Государственное управление архивным делом в РФ осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, правительством республик в составе РФ, органами исполнительной власти краев, областей, автономных областей и округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом.
Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела – Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения.
В систему Государственной архивной службы России входят:
Финансирование и материально-техническое обеспечение
Финансирование и материально-техническое обеспечение органов и учреждений системы Государственной архивной службы России осуществляется за счет средств республиканского бюджета РФ, республиканских бюджетов республик в составе РФ, краевых бюджетов краев, областных бюджетов областей, областного бюджета автономной области, окружных бюджетов автономных округов, городских бюджетов городов и районных бюджетов районов, а также за счет внебюджетных средств.
Органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают соответствующие государственные архивы зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности документов Архивного фонда РФ.
По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, государство через органы и учреждения системы Государственной архивной службы России оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы, право на создание их страховых копий, а также на их реставрацию и использование.
Государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется органами представительной власти и прокуратуры.
Ведомственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется органами исполнительной власти, а также органами управления архивным делом системы Государственной архивной службы России.
Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь законами республик в составе РФ, другими нормативными актами РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Порядок отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядок создания и хранения их страховых копий устанавливается Государственной архивной службой России.
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки.
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют центральные органы исполнительной власти РФ, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.
Порядок постоянного и временного хранения документов государственной части Архивного фонда РФ в государственных и ведомственных архивах и передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда РФ запрещается.
При продаже документов негосударственной части Архивного фонда РФ государство имеет преимущественное право на их приобретение. Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ устанавливается Государственной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника.
Порядок использования архивных документов в государственных архивах определяется Государственной архивной службой России. Порядок использования документов государственной части Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти РФ, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России.
Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договора). При этом порядок заключения лицензионных договоров устанавливается Правительством РФ.
Использование документов государственной части Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Государственной архивной службой России.
Использование документов государственной части Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти – его наследниками.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.
Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения органов управления архивным делом и архивных учреждений по вопросам использования архивных документов в вышестоящей в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением – в судебном порядке в соответствии с законодательством.
Ответственность должностных лиц и граждан за нарушение законодательства
Должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушения законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.
Органы и учреждения системы Государственной архивной службы России, общественные и религиозные объединения и организации и граждане – собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвуют в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.
Вывоз архивных документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части Архивного фонда РФ за пределы РФ запрещается.
Государственная архивная служба России вправе разрешать временный вывоз документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов государственной части Архивного фонда РФ за пределы РФ в соответствии с законодательством РФ о вывозе и ввозе культурных ценностей.
Вывоз за пределы РФ и ввоз в РФ копий архивных документов (не на правах подлинника) и выписок из них, включая полученные в результате купли-продажи, дарения или совершения собственником иных гражданско-правовых сделок, могут осуществляться без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым закрыт, и выписок из них.
Если международным договором с участием РФ установлены иные правила, чем те, которые содержаться в законодательстве РФ об Архивном фонде РФ и архивах, применяются правила международного договора.
Назначение электронного архива.
Функции электронного архива.
Назначение электронного архива
Электронный архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации, рис. 5.1.
Использование архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.
В электронном архиве можно хранить документы любых типов – офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, архивы чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. В электронном архиве документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом подобного архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать его как на малых, так и на крупных предприятиях.
Хранение документов
С помощью архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.
Создание документов
Документы в архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере архива в фоновом режиме.
Учет документов
На каждый документ в архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.
Взаимодействие пользователей
В архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.
Работа с документами
Для просмотра и редактирования документов архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно, не переключаясь в другое приложение.
Регистрация корреспонденции
В архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.
Коллективный доступ
Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.
Версионирование
При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.
Доступ через Web
Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.
Поиск
Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).
Права доступа
Каждому объекту архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.
Интеграция с внешними приложениями.
В состав архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:
Основные отличия архива от файл-сервера: